Gratis referat…hmmm ikke noget problem

Med din smartphone, Outlook, Word og en AI-assistent kan du lave professionelle referater af møder – helt uden ekstra software og uden at røre et tastatur ret meget.

De fleste af os kender følelsen: Du har haft et vigtigt møde, måske endda et langt et, og bagefter sidder du med opgaven om at få lavet et ordentligt referat, som alle kan bruge – men tiden (og energien) er der bare ikke. Videoen “Gratis referat…hmmm ikke noget problem” viser, hvor enkelt du kan automatisere store dele af den proces med værktøjer, du sandsynligvis allerede har: din telefon, Outlook, Word og en AI som ChatGPT.​

Første skridt er at optage mødet på din telefon. På iPhone kan du bruge appen Memo, mens der på Android typisk findes en tilsvarende dikterings‑ eller memo‑app. Pointen er, at du ikke behøver specialsoftware: Du starter blot en optagelse, lægger telefonen på bordet og lader den køre, mens mødet foregår. I videoen bruges en kort testoptagelse, men princippet er det samme, uanset om mødet varer 5 eller 55 minutter.​

Når mødet er slut, gemmes lydfilen i appen, og du kan dele den direkte fra telefonen. Her vælger oplægsholderen den simple løsning: Han trykker på de tre prikker ved optagelsen og sender filen til sig selv via Outlook‑mail. Fordelen ved denne metode er, at du får filen over på din computer på en måde, som passer godt ind i en almindelig kontorhverdag, hvor Outlook ofte er omdrejningspunktet for meget af kommunikationen.​

På computeren åbner du mailen og downloader lydfilen til en mappe, hvor du nemt kan finde den igen. Det næste trin foregår i Word – og her bliver det for alvor interessant. I den browserbaserede version af Word (Office 365) findes der under “Dikter”-funktionen en mulighed, der hedder “Transkriber”. Ved at uploade din lydfil her lader du Word automatisk transskribere mødet til tekst, inklusive talere og tidsstempler, hvis du ønsker det. Afhængigt af længden kan det tage lidt tid, men du slipper for selv at skrive hvert eneste ord.​

Når transskriberingen er færdig, kan du indsætte teksten i dokumentet. Du kan vælge mellem kun tekst, tekst med talere eller tekst med både talere og tidsstempler, alt efter hvor detaljeret du vil arbejde videre. I videoen vælges den mest detaljerede model, hvorefter de første linjer, som ikke er relevante, fjernes, og resten markeres og kopieres. Nu står du med en fuld mødetekst, klar til at blive forvandlet til et overskueligt referat.​

Her kommer AI‑delen ind i billedet: Teksten kan indsættes i ChatGPT (eller en anden AI‑assistent) med en simpel prompt om at lave et kort referat, evt. med beslutninger, opgaver og deadlines listet op. Det er vigtigt at være opmærksom på, at AI‑tjenester har begrænsninger på, hvor lange lydfiler eller tekster de kan håndtere direkte, og at det løbende ændrer sig – netop derfor giver videoens workflow så god mening: Brug Word til selve transskriberingen, og lad derefter AI’en arbejde på den rene tekst.​

Resultatet er, at du med ganske få klik kan gå fra en rå lydoptagelse på din telefon til et rent, kondenseret møderesumé, du kan dele med deltagere eller arkivere til senere brug. Processen kræver ingen avancerede tekniske kompetencer og bygger på værktøjer, som i forvejen findes i mange organisationers Microsoft‑setup. Videoen demonstrerer, at “gratis referat” ikke er en overdrivelse, men et realistisk bud på, hvordan moderne kontorarbejde kan gøres både smartere og mindre tidskrævende – også en helt almindelig søndag eftermiddag.